Nella corsa per guidare la trasformazione digitale in modo accelerato, molte organizzazioni cadono nella trappola di aumentare la propria spesa IT, senza tuttavia sfruttare al massimo il potenziale degli investimenti esistenti (o futuri). Sebbene sia importante investire in tecnologie, strumenti e sistemi moderni per stare al passo con il cambiamento perpetuo, ciò che è più importante è che le organizzazioni consentano l'ottimizzazione dei costi IT per migliorare i risultati aziendali, la produttività della forza lavoro e il ROI complessivo degli investimenti IT.

Cosa significa ottimizzare i costi IT?

Gartner definisce l'ottimizzazione dei costi come:

“una disciplina continua incentrata sul business che aiuta a guidare la spesa e la riduzione dei costi, massimizzando al contempo il valore aziendale. L'attività comprende l'ottenimento dei migliori prezzi e condizioni per tutti gli acquisti aziendali, standardizzazione, semplificazione e razionalizzazione di piattaforme, applicazioni, processi e servizi e automazione e digitalizzazione delle operazioni IT e aziendali ”.

Se eseguita correttamente (e continuamente), l'ottimizzazione dei costi IT può incorporare una cultura di gestione efficace dei costi in tutta l'azienda. Le organizzazioni possono ottimizzare i flussi di cassa, migliorare le prestazioni e generare una maggiore efficienza nei processi di produzione, inventario e supply chain. Misure regolari di ottimizzazione dei costi possono anche aiutare a creare un'organizzazione flessibile e agile, semplificando i processi quotidiani per ridurre i costi e liberare risorse.

Sfide comuni con l'ottimizzazione IT

Quando le prestazioni organizzative diventano complesse e difficoltose, a causa del rallentamento economico, delle pressioni competitive o dei cambiamenti del mercato, gli ordini di riduzione dei costi vengono trasmessi dai dirigenti ai CTO. Per questo motivo, la maggior parte delle organizzazioni adotta un approccio reattivo all'ottimizzazione dei costi IT e quando è finalmente giunto il momento di tagliare i costi, si trovano faccia a faccia con una serie di sfide e ostacoli.

Ecco le frustrazioni comuni che derivano dall'ottimizzazione dei costi IT:

1. Nessuna trasparenza

Le organizzazioni considerano l'ottimizzazione dei costi IT come un'attività una tantum, principalmente perché la maggior parte dei costi relativi all'IT non sono trasparenti. Solo una manciata di dirigenti di C-suite sa quanto è stato investito, quali strumenti sono stati implementati e cosa è stato pianificato per il futuro. In assenza di trasparenza, è difficile per i team IT guidare gli sforzi verso l'ottimizzazione dei costi IT.

2. Mancanza di un benchmark del settore

Senza informazioni su quali costi vengono maturati o su come i concorrenti stanno investendo nell'IT, le organizzazioni non hanno modo di valutare i propri costi, internamente o rispetto alla concorrenza. Ciò rende difficile per i manager individuare i centri di costo in tutta l'azienda e valutare i tagli che produrranno il massimo impatto.

3. Nessuno da guidare

Molte organizzazioni non dispongono inoltre di una singola risorsa (o team di risorse) che possa guidare l'iniziativa di ottimizzazione dei costi. Poiché la maggior parte dei manager non è addestrata o cablata per un'attività a livello di organizzazione come questa, non sa da dove iniziare. In assenza di campioni, sono costretti a prendere drastiche misure di riduzione dei costi, senza avere davvero un piano solido in atto.

Quali aree valutare quando si cerca di ottimizzare l'IT

Quando le organizzazioni devono affrontare la sfida del risparmio immediato sui costi, cercano di tagliare gli angoli, senza rendersi conto che l'ottimizzazione dei costi IT non significa riduzione dei costi IT. Anziché essere influenzate negativamente dalle conseguenze (e dai rischi) di misure di taglio improvvise o vedere benefici di valore limitato, le organizzazioni devono iniziare il processo di ottimizzazione dei costi IT con una valutazione end-to-end. Vi illustro 5 consigli rapidi:

  • Crea una road map per il risparmio sui costi per identificare i risparmi a breve e lungo termine dalle risorse IT e trasformare le opportunità di risparmio sui costi in realtà.
  • Intraprendi il viaggio tenendo presente la salute dell'azienda; rinnovare, ristrutturare o ritirare sistemi o applicazioni che non offrono più alcun valore.
  • Concentrati sui costi che possono essere veramente ridotti o completamente eliminati, e non solo rimandati per il momento perché torneranno di nuovo in futuro.
  • Cerca le aree della tua attività in cui può esserci un impatto reale in termini di costi. La sospensione di una licenza aziendale ridurrà i costi? La chiusura di un singolo data center migliorerà i profitti? Il passaggio al cloud consentirà di risparmiare denaro reale?
  • Valuta i tuoi capex IT e numeri operativi e valuta dove puoi davvero ottimizzare i costi - per vedere riduzioni immediate e sostenute; valutare anche i costi fissi e variabili per minimizzare ulteriormente i costi.

Come ottimizzare i costi IT

Le iniziative di ottimizzazione dei costi IT offrono un'ampia gamma di vantaggi, non solo in termini di riduzione delle spese, ma anche in termini di complessità e rischio. Un approccio ben pianificato all'ottimizzazione dei costi IT è ciò che aiuterà le organizzazioni a ottenere il massimo valore. Le opzioni per l'ottimizzazione dei costi sono molte: dall'eliminazione di sprechi e duplicazioni, all'implementazione delle migliori pratiche e all'adozione della tecnologia moderna ove efficace. Ecco 5 strategie / tattiche da tenere a mente quando si valutano i costi IT:

Modernizza i sistemi legacy

I sistemi legacy sono uno dei motivi principali per le massicce fatture IT. Poiché consumano molte risorse e sono difficili da mantenere, prosciugano le organizzazioni dei loro costi. Modernizzare i sistemi legacy ed eliminarli se necessario è il modo migliore per iniziare l'attività di ottimizzazione dei costi IT.

Comprendere i punti deboli degli utenti

Molte organizzazioni utilizzano sistemi e applicazioni tramandati da secoli (o da una recente fusione). Ma tutti questi sistemi forniscono valore alla tua organizzazione? Gli utenti hanno bisogno di questi sistemi e, se lo fanno, sono in grado di utilizzarli al massimo potenziale? Comprendere i punti deboli degli utenti e riprogettare o ritirare le app che offrono un valore medio-basso è anche un buon modo per ottimizzare i costi.

Valuta la necessità di una nuova tecnologia

Abbracciare tecnologie moderne come AI e IoT potrebbe sembrare una proposta di business molto redditizia, ma la tua organizzazione ha davvero bisogno di questi strumenti avanzati? Prima di investire in qualsiasi nuova tecnologia o sistema, eseguire una valutazione approfondita delle esigenze e seguirla con un'analisi costi-benefici per capire veramente quanto ne trarrai vantaggio.

Abbraccia il cloud

Uno dei modi migliori per ridurre drasticamente i tuoi numeri di capex è abbracciare il cloud. Poiché il cloud richiede di pagare solo per ciò che utilizzi, puoi risparmiare notevolmente sui costi del data center, inclusi area, elettricità, manutenzione, supporto e altro ancora. Tuttavia, quando passi al cloud assicurati di fornire solo le risorse di cui hai bisogno, altrimenti potresti ritrovarti con il problema della spesa eccessiva per il cloud.

Rendi l'ottimizzazione un'attività continua

Infine, essere proattivi sull'attività di ottimizzazione dei costi IT; non affrontarla come un'attività una tantum, ma come qualcosa che devi fare su base continua. Esamina regolarmente le tendenze del mercato e della concorrenza per capire cosa stanno facendo gli altri per promuovere l'ottimizzazione.


Guidare il valore continuo

In un mondo in cui le organizzazioni stanno combattendo le pressioni di clienti e concorrenti, adottare un'iniziativa di ottimizzazione dei costi IT è un buon modo per consentire la crescita del fatturato. Quando viene svolta come attività continua, l'ottimizzazione dei costi IT può non solo identificare sistemi e risorse che non valgono più i soldi, ma anche aiutare a eliminare strumenti e processi di scarso valore. Consentire ai leader aziendali di considerare l'ottimizzazione come una priorità aziendale e fornire loro la guida (e le risorse) di cui hanno bisogno può aiutare a gettare le basi per riduzioni dei costi rivoluzionarie, di quelle sostenibili, che si autoalimentano e che guidano il valore.